大客户都通过网络签合同、下单、对账，有纠纷了怎么办？

    有企业朋友向我咨询:“我公司现在向一个大集团客户供货，虽然大客户业务量有保障，但是他们集团采用了SRM系统，已经通知所有供应商，以后都在集团的电子系统里签合同、下订单、对账、提交发票，都不给纸质文件了。我们有点担心，平时这么操作是没问题，可是一旦出现拖欠货款或者质量纠纷，这电子系统掌握在对方手里，心里还是不踏实。陈律师，我们需要注意些什么问题？”

    SRM系统，也即供应商关系管理，当下在大企业和集团中已经推广得很普遍了。这些大企业往往有众多中小型供应商为他们提供货物和服务。为了管理方便，将供应商纳入电子系统管理。这些大企业为每个供应商开通了账号，供应商登录自己账号中，能看到大企业发送过来的电子合同、下的订单，有什么事情也通过向供应商群发或者单独发送信息通知，每月对账也都是在系统内由大企业发布对账金额，供应商需要上传发票信息。简言之，基本交易全流程都在大企业自己的电子系统里完成了。

    这些供应商有的并不想接受这种电子系统，无奈大客户实力雄厚，供应商在谈判上供应商基本没什么话语权，只能接受，否则很有可能就失去了大客户。但是供应商们又担心，一旦起纠纷有诉讼了，大客户把供应商的账户一关闭，进不去了，什么资料都在里面，那可不傻眼了？

    供应商的担心虽然是个别现象，但是并非没发生过。这种有纠纷就删供应商账号的行为，已经毫无诚信，性质比较恶劣了。但是的确会使供应商处于非常不利的举证地位。大部分采用电子系统的大企业，还是有一定自我约束和诚信保障的，他们虽然不会明目张胆地删除账号，但偷偷搞一些小动作也在所难免。本律师就听一位供应商抱怨某一国内相当知名的大企业，因拖欠供应商货款时间长、金额大而遭到供应商起诉。这家大企业的工作人员开始在系统里操作，把已经下给供应商的诸多已生效但尚未交货的订单单方面取消了，供应商账户里再也看不到这些订单了。因为从下订单到交货，往往需要两三个月时间，大企业删除已生效订单的时候，供应商早都已经采购好原材料并且在生产过程中了。这时未交货订单被大量取消，直接导致供应商损失很大，产生大量的呆滞料问题。

    那么，这种电子系统里，供应商和大客户签署的电子合同和订单是否有效？答案当然是肯定的。以上这些内容都属于电子数据，是有效的。不过一旦涉及到纠纷和诉讼，不可避免就会遇到一个很重要的问题：电子证据保全。2012年新修订的《民事诉讼法》第81条，证据保全是指法院依当事人的申请或依职权对可能灭失或者以后难以取得的证据釆取调查收集和固定保存的行为。电子证据的保全就是在电子证据可能灭失或以后难以取得的情况下，通过各种技术手段把电子证据保存下来，并且用正确的方法加以管理，方便审判人员、检察人员或者律师进行分析、证明待证事实时使用。

    在本文所提及的这类型电子系统中，电子证据是掌握在大企业、大客户手里的，很容易被单方修改、删除、藏匿，从而损害供应商的利益。在这种情况下，供应商别无他法，只能平时培训员工一定要有证据保全意识，即便是生意做得顺风顺水时，也要居安思危，注意这些电子证据的保存。

    例如：电子合同签订完，平时就要打印出来。也可以采用截图方式保存，而且截图最好能全屏截图，能显出电脑上的时间。当然也可拍视频保存。拍摄视频时，可安排两名以上员工在电脑边，作为人证。或者网上下载某种能够拍摄记录下电脑操作全过程的软件，这样从登陆供应商账号、输入密码开始拍摄，一直拍摄完全部的内容。但是仅有这些措施，还是不够周全，遇到特别重大的合同，尤其是涉及金额巨大的合同，稳妥起见，宁可支付一些公证费，到公证处做公证保全。

    如果需要起诉，最好事先不声张，抓紧时间到公证处办理电子证据保全，因为一旦对方得知被起诉了，很有可能就开始动手删除电子系统内的一些关键资料了。供应商起诉后，也可以及时申请法院依职权进行证据保全，这样还可以免去庭审过程中的取证过程，可以确定电子证据在庭审中的效力，有效保证当事人的权益。不过鉴于目前基层法院的法官案件堆积如山，工作时间安排紧张，为了保护有效的电子证据，本律师还是建议起诉之前就去公证处做好证据保全工作，以免被动。

    最后敲黑板：合同和订单都已经是电子证据了，那平时更要及时收集由对方签名盖章的送货单据，保存好，作为买卖合同交易的书面证据。